Office 365, quanto costa e come funziona

Fin dalla sua presentazione nel lontano 1988, Microsoft Office è stato distribuito come un "prodotto". Acquistando il software con un pagamento una tantum era possibile ottenere una licenza valida a tempo indeterminato per il suo utilizzo, da riacquistare annualmente per poter godere di tutte le nuove funzioni. Il costo, spesso elevato, ha favorito la frammentazione delle versioni installate, portando a problemi di compatibilità e remunerabilità.

Con il passare degli anni e l'affermarsi di connessioni veloci e del cloud, è stato possibile trasformare ciò che per venticinque anni si è visto come "prodotto" in un "servizio". Siamo così arrivati a Microsoft Office 365, nuova versione cloud della suite office di Microsoft che sostituendo il vecchio costo di licenza con un abbonamento ha sovvertito il sistema di licenze, permettendo non solo di aumentare i guadagni di Microsoft, ma anche di garantire al cliente un servizio più economico e completo, per ogni esigenza.

• Cos’è Office 365
• Come funziona
• Utilizzo offline
• Applicazioni incluse
• Quanto costa?
• Office 365 per le scuole
• Chi dovrebbe acquistare Office 365 in abbonamento?

Cos'è Office 365

Office 365 è il servizio di Microsoft in abbonamento per l’utilizzo della suite Microsoft Office, da non confondere con Microsoft Office Online, che è la modalità gratuita di Microsoft per usare i programmi Office mediante un browser web.

Disponibile con una versione di prova e successivamente con un abbonamento mensile o annuale, benché pensata per essere utilizzata online, questa suite è utilizzabile anche offline, essendo i file di installazione sempre salvati in locale.

A differenza della versione standard, acquistabile con un esborso superiore ma con una licenza valida a vita, presenta numerosi vantaggi, tra cui un numero maggiore di app incluse, un esborso economico ridotto e la possibilità di sfruttare 1 TB di spazio OneDrive incluso con l’abbonamento.

Come funziona

Acquisto e installazione

Office 365 è totalmente digitale e non prevede l’acquisto di una versione in scatola con disco d’installazione e codice di licenza, ma esclusivamente l'acquisto di un abbonamento legato al proprio account Microsoft, unito a un download di alcuni GB di dati.

Per il download sarà necessario, dopo aver selezionato la versione di Office 365 più adatta alle nostre esigenze o la versione di prova gratuita, eseguire il login con l’account Microsoft, o crearne uno nuovo.

Sia nel caso di un acquisto, che di una prova gratuita, sarà necessario impostare un metodo di pagamento al proprio profilo, se non è già stato fatto. A inserimento dati avvenuto potremo scaricare il file .exe (.pkg su Mac) che si occuperà di scaricare da internet tutti i file necessari per l’installazione della suite.

Si tratta di file d’installazione molto pesanti, di diversi GB, che potrebbero necessitare di un tempo di download più o meno lungo in base alla velocità della connessione. Una volta terminato il download, Office 365 si installerà automaticamente e riceveremo un avviso di avvenuta installazione.

Per gli utenti Mac inoltre, sarà possibile scaricare la suite Office 365 direttamente dal Mac App Store, confermando l’acquisto con la password del proprio Apple ID o tramite TouchID/FaceID. Gli utenti di dispositivi mobile Android e iOS invece, dovranno necessariamente scaricare le singole applicazioni che compongono il pacchetto Office dai rispettivi store: Play Store per Android e App Store per iOS.

Nel caso in cui l’utente abbia scelto la versione di prova e non intendesse rinnovarla sarà necessario disattivare il rinnovo automatico dell’abbonamento, seguendo le istruzioni del supporto ufficiale Microsoft, in caso contrario al termine del periodo di prova verrà automaticamente avviato l'abbonamento a pagamento.

Utilizzo offline

Al contrario di altre applicazioni cloud o web che necessitano di un server con cui dialogare per funzionare, Office 365 installa in locale tutti i file necessari per il suo funzionamento, e quindi è possibile continuare a lavorare anche in assenza di connessione dati.

In questo caso le funzionalità cloud saranno assenti e bisognerà scaricare sul proprio dispositivo i file su cui lavorare prima di non poter accedere alla rete dati, ma appena la connessione sarà ripristinata la sincronizzazione automatica si occuperà di caricare tutti i nuovi salvataggi in cloud. Questo permette non solo di poter continuare a lavorare in assenza di connessione, per esempio in aereo, ma anche di poter mantenere alta la produttività in caso di guasti alla linea Internet.

Applicazioni incluse

La suite Office 365 consente l’accesso alle versioni più recenti delle app di Microsoft Office, in versione Premium, come il client mail Outlook, il programma di videoscrittura Word, il foglio di calcolo Excel, OneNote come blocco note digitale e Powerpoint per la creazione di presentazioni.

A queste opzioni base del pacchetto Office si aggiungono anche le App Access (nelle versioni Home, Personal, Business e Business Premium) e Publisher (nelle Versioni Home e Personal), oltre al servizio di cloud storage OneDrive, sempre incluso in ogni versione, che permette di archiviare in cloud fino a 1TB di dati.

In aggiunta alle App Office, Microsoft completa il pacchetto con Skype, nelle versioni Home e Personal, e con le applicazioni professionali Exchange, Sharepoint e Teams, nella versione Business Premium, e con applicazioni specifiche per la gestione della classe nella versione Education, in modo da offrire un pacchetto di applicazioni base adatto ad ogni ambito. Di seguito vi mostriamo una tabella riepilogativa delle applicazioni incluse con le varie versioni. Per conoscere nel dettaglio app e servizi inclusi, oltre a tutti i dettagli di abbonamento, è sempre possibile consultare le apposite pagine di riepilogo sul sito Microsoft.

Per tutta la durata dell’abbonamento sarà possibile ricevere aggiornamenti di sicurezza e nuove versioni di tutte le app, senza la necessità di acquistare una nuova licenza d’utilizzo per ogni nuova versione. Le app incluse, in versione Premium, sono valide per l’utilizzo su PC e Mac, oltre che per i dispositivi mobile Android e iOS (tranne Access e Publisher), in modo da poter installare liberamente la suite office su ogni strumento lavorativo sfruttando sempre lo stesso abbonamento.

Quanto costa?

Per quanto riguarda le versioni dedicate a un utilizzo casalingo i prezzi vanno dai 7€ al mese / 69€ all’anno per “Office 365 Personal”, che permette a un singolo utente di poter utilizzare la suite Office su tutti i suoi dispositivi, ai 10€ al mese / 99€ all’anno per “Office 365 Home”, che permette a un massimo di 6 utenti, che Microsoft specifica come “Familiari”, di poter utilizzare la suite su tutti i loro dispositivi.

Le versioni Business invece includono una versione “Office 365 Business Essentials”, che al costo estremamente ridotto di 4,20€ al mese, IVA esclusa, include oltre ai servizi lavorativi Exchange, SharePoint e Teams, lo spazio cloud OneDrive e le versioni web e mobile del pacchetto Office; una versione “Office 365 Business” da 8,80€ più IVA al mese, che include solo le applicazioni Office ma non i servizi accessori, ad esclusione di OneDrive; la versione più completa “Office 365 Business Premium” da 10,50€ al mese più IVA che comprende tutto il pacchetto business.

Disponibile gratuitamente, la versione Education propone un accesso all'intero pacchetto Microsoft Office in versione gratuita, per i docenti e gli studenti dell'istituto. Due versioni a pagamento, la prima da 2.45€ IVA esclusa, al mese per ogni utente, include le app Bookings, Publisher e Access, mentre una versione da 5.90€ IVA esclusa, al mese per ogni utente, completa l'offerta fornendo in aggiunta un sistema di analisi avanzate dei dati, personali e aziendali, con le applicazioni MyAnalytics e Power BI Pro.

Per confronto, la versione classica di Office - Office Home & Student 2019 - è acquistabile con un esborso una tantum di 149€, ma include solo le App Excel, PowerPoint e Word, compatibili esclusivamente con PC e Mac, e gli aggiornamenti di sicurezza. Di seguito una tabella riepilogativa con i costi di tutte le versioni:

Office 365 Education

Un capitolo a parte merita l'edizione Education di Office 365, fornita gratuitamente da Microsoft a docenti e studenti in possesso di un indirizzo email del proprio istituto. Office 365 Education infatti include tutte le app delle varie versioni di Office come Word, Excel, PowerPoint, OneNote e Microsoft Teams, oltre a strumenti da utilizzare in classe.

Nei piani di Microsoft questa versione gratuita vuole permettere agli studenti di acquisire una serie di competenze sulle applicazioni che i datori di lavoro ritengono più importanti, per prepararli in maniera ottimale al moderno molto del lavoro. In secondo luogo è evidente come Microsoft cerchi di fornire un importante aiuto agli istituti d'istruzione e agli studenti per potersi imporre ancora di più come standard. Gli studenti che oggi apprezzano Office 365 e imparano a sfruttare al massimo le capacità di questa suite software saranno sicuramente i futuri clienti di domani.

In aggiunta alla già completa versione gratuita inoltre, Microsoft propone due piani di abbonamento per avere accesso a funzioni e applicazioni extra. Office 365 A3 infatti, a un costo di 2.45€ al mese per utente, più IVA, include le due applicazioni Access e Publisher, oltre a Bookings, l'applicazione che permette a genitori, tutori e studenti di pianificare appuntamenti online con i docenti. La versione più costosa invece, Office 365 A5, a un costo di 5.90€ al mese per utente, più IVA, include servizi avanzati di analisi dei dati personali e aziendali, con MyAnalytics e Power BI Pro.

Di seguito vi mostriamo una tabella riepilogativa delle principali applicazioni e servizi inclusi con Office 365 Education, oltre ai vari costi di abbonamento. Per conoscere nel dettaglio condizioni, applicazioni e servizi inclusi in questa suite invece è sempre possibile consultare l'apposita pagina del sito Microsoft

Chi dovrebbe acquistare Office 365 in abbonamento?

Microsoft sta cercando di spingere molto Office 365, offrendo ai suoi clienti un prodotto migliore e con numerosi vantaggi, che allo stesso tempo può essere più remunerativo per l’azienda. Office 365 infatti include indubbiamente più funzionalità, viene aggiornato costantemente con nuove funzioni e non solo con le patch di sicurezza, oltre a integrare un servizio di archiviazione cloud da 1TB. Ciononostante alcuni utenti potrebbero lo stesso preferire una versione più costosa e più limitata, ma con una licenza a vita.

Considerando il prezzo annuale delle varie versioni di Office 365, paragonato ai 149€ per Home & Student, possiamo vedere subito come tutti coloro che necessitano di app Microsoft Office sempre aggiornate per motivi di compatibilità abbiano un risparmio economico immediato, pagando annualmente dalla metà ai due terzi di quello che pagherebbero acquistando Office Home & Student.

Office 365 Home inoltre, permettendo la condivisione con sei utenti, consente un risparmio economico notevole per tutti coloro che necessitano di più licenze d’utilizzo in campo domestico. Anche chi vuole dilazionare il pagamento mese per mese invece di anticipare l’intera cifra potrebbe vedere un vantaggio nell’accesso tramite abbonamento alle app Microsoft Office.

Chi invece, pur necessitando di Microsoft Office, ma non è interessato ad aggiornamenti di funzionalità, mantenimento di compatibilità con le nuove versioni, assistenza, 1TB di spazio cloud e tutti i servizi aggiuntivi, potrebbe avere un vantaggio ad acquistare Microsoft Office Home & Student con una licenza a vita.

Per quanto riguarda gli istituti idonei a ricevere un numero illimitato di licenze gratuite Education invece la scelta sembra quasi scontata, una suite Office di alto livello come Microsoft Office 365 a un prezzo regalato è sicuramente un ottimo investimento, sia per i lavori del personale docente che per l'istruzione degli alunni. Anche nel caso in cui si preferissero delle suite alternative sarebbe sicuramente utile e istruttivo poter accedere a tutte le app Microsoft Office, che ancora oggi, di fatto, rappresentano lo standard in questo campo. Le versioni a pagamento inoltre, nonostante il costo ridotto, possono permettere di accedere a utili strumenti in campo amministrativo scolastico, con tutta la garanzia di funzionamento che Microsoft è in grado di offrire per la sua suite di programmi office.

Attualmente Microsoft sembra aver dichiarato guerra alle versioni con licenza classica di Office, cercando di rendere sempre più conveniente e appagante l’utilizzo in cloud di Office 365, che può dare il giusto compromesso tra soddisfazione del cliente, massimizzazione dei guadagni per l’azienda e, grazie al costo ridotto e rateizzabile, la riduzione dei clienti che prediligono software alternativi o versioni pirata.

Questo nuovo modello di business può essere spiazzante per i vecchi utenti abituati alle classiche licenze senza scadenza, abituati ad acquistare un prodotto più che un servizio immateriale, ma il futuro dei servizi sembra aver definitivamente vitaro verso il cloud e gli abbonamenti, portando vantaggi sia per le aziende che per i clienti.

Dove acquistarlo?

Potete acquistare Office 365 o se preferite Office Home & Student 2019 nelle varie declinazioni dai seguenti siti:

• Microsoft Store
• Amazon