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Il lavoro ibrido è diventato ormai la normalità per tante aziende, ma in molti casi i dipendenti hanno difficoltà a coordinarsi col proprio team di lavoro e capire quando è necessario andare in ufficio e dove appoggiarsi.
Per questo Microsoft ha introdotto Places, una soluzione che sfrutta l'intelligenza artificiale per coordinare i membri del team e connetterli più facilmente coi colleghi.
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La soluzione integra un'agenda che consente di impostare e condividere con i colleghi l'orario di lavoro di incontro in base ai loro piani e alle disponibilità degli spazi in ufficio. I manager possono inoltre comunicare i giorni in cui il loro team deve essere presente in ufficio e le priorità per ogni giornata di presenza.
Places integrerà Copilot per una coordinazione più facile e intelligente: il copilota di produttività può suggerire quali sono i giorni migliori per recarsi in ufficio in base al desiderata dei manager e alla pianificazione dei colleghi; i dipendenti potranno inoltre chiedere a Copilot di modificare il proprio calendario basandosi su queste informazioni, ripianificando eventualmente i meeting.
I dipendenti possono impostare il luogo in cui si trovano nell'ufficio, per quanto tempo rimarranno disponibili e proporre delle sale riunioni dove incontrarsi con gli altri colleghi. Con Places Finder, accessibile in Outlook, è possibile cercare sale e scrivanie per dettagliare la propria presenza, accedendo a dettagli quali le tecnologie disponibili in determinate postazioni e altri servizi a disposizione.
Anche in questo caso l'integrazione con Copilot consentirà di automatizzare la ricerca di spazi per i meeting e riprogrammare la scelta delle sala per gli incontri ricorrenti quando la solita non dovesse essere disponibile.
Places mette a disposizione anche expanded presence, una feature presente in Microsoft 365 che consente di visualizzare in quale edificio si trovano i colleghi, quelli che si trovano nelle sale vicine o nelle scrivanie in stanze adiacenti e organizzare incontri di conseguenza.
Ottimizzare gli spazi di lavoro
L'IA di Places gioca un ruolo fondamentale anche nell'ottimizzazione degli spazi di lavoro: la soluzione permette agli admin IT e ai professionisti del settore immobiliare di accedere ai dati relativi ai modelli di occupazione per gli spazi per avere una visione chiara dello spazio effettivamente disponibile, di come vengono utilizzati gli spazi e di quante sale o scrivanie servono.
Gli amministratori possono modificare le policy di gestione per pianificare gli spazi e rendere disponibili in automatico le sale riunioni prenotate ma non utilizzate, liberando gli spazi per chi ne ha bisogno.
I dati raccolti da Places verranno usati da Copilot per aiutare gli admin IT a gestire efficacemente gli spazi e aggiustare la disponibilità di cibo e bevande in base alle presenze reali, per evitare sprechi. Individuando pattern e trend di presenza, sarà possibile per gli amministratori prendere decisioni più informate sull'organizzazione di spazi e servizi.
Places è già disponibile in preview pubblica, mentre le funzionalità di Copilot arriveranno nella seconda metà dell'anno.