Negli ultimi quattro mesi il mondo del lavoro è cambiato radicalmente. Spesso ci siamo chiesti se tali cambiamenti resteranno anche in futuro. Se lo chiede anche Microsoft, con il report "Work Trend Index", che nella sua nuova versione esplora l'idea combinando le intuizioni provenienti da tre fonti.
In primis le tendenze che stanno dietro a come i clienti di Redmond utilizzano gli strumenti del gruppo; poi i risultati di un sondaggio Harris Poll su oltre 2.000 lavoratori remoti in sei paesi1; e infine le conclusioni di oltre 30 progetti di ricerca di tutta Microsoft che cercano di comprendere l'esperienza dei lavoratori tramite sondaggi, interviste, focus group e sociali.
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Uno dei risultati ha permesso a Microsoft di capire che la collaborazione a distanza è più impegnativa dal punto di vista mentale rispetto a quella di persona. Grazie alla presenza di un dispositivo di rilevazione delle onde cerebrali e dei livelli di stress, lo studio arriva a fornire due importanti insegnamenti: in un mondo che si sta spostando verso un lavoro più smart, aumenta la difficoltà del solo pensare di poter tornare a lavorare in ufficio, a stretto contatto con gli altri. Ciò pone una responsabilità incredibile nella tecnologia ma anche nel intendere psicologicamente la situazione.
Con un secondo studio, Microsoft ha scoperto che i marcatori delle onde cerebrali associati al sovraccarico di lavoro e allo stress sono significativamente più alti nelle riunioni video rispetto, ad esempio, alla scrittura di e-mail. Inoltre, a causa degli alti livelli di concentrazione sostenuta, la stanchezza inizia a evidenziarsi in 30-40 minuti. Se si considerano le decine di videocall che spesso si susseguono l'un l'altra, a poche ore di distanza si è stanchi come alla fine di una giornata in ufficio.
La ricerca suggerisce diversi fattori che portano a questo senso di stanchezza: il doversi concentrare continuamente sullo schermo per estrarre informazioni rilevanti e la riduzione degli spunti non verbali che aiutano a leggere la situazione quando si è con gli altri. Per aiutare ad affrontare queste sfide, il colosso ha rilasciato una serie di aggiornamenti per Microsoft Team, progettati per contribuire a creare una connessione più umana con le persone con cui si lavora e ridurre la fatica dell'incontro: la modalità Together e la vista Dynamic.
La modalità Together è una nuova esperienza di riunione in Teams che utilizza l'IA per collocare digitalmente i partecipanti in uno sfondo condiviso, facendoli sentire come se fossero seduti nella stessa stanza con tutti gli altri. Come ci spiega Microsoft: «Together rende le riunioni più coinvolgenti aiutandovi a concentrarvi sui volti delle altre persone e sul linguaggio del corpo e rendendo più facile cogliere gli spunti non verbali che sono così importanti per l'interazione umana. È ottima per le riunioni in cui più persone parlano, come i brainstorming o le tavole rotonde, perché rende più facile per i partecipanti capire chi sta parlando».
Per quanto riguarda Dynamic, questa riguarda una serie di miglioramenti che promettono di dare più controllo su come si vedono i contenuti condivisi e come i partecipanti a una riunione interagiscono con essi. I nuovi controlli, tra cui la possibilità di mostrare i contenuti condivisi e gli specifici partecipanti fianco a fianco, consentono di personalizzare la visualizzazione in base alle proprie preferenze ed esigenze. «La visualizzazione dinamica si basa sui miglioramenti delle riunioni che abbiamo annunciato il mese scorso, che includono un'ampia vista della galleria, in cui è possibile vedere video di un massimo di 49 persone contemporaneamente, e sale virtuali, che permettono agli organizzatori di dividere gli utenti in gruppi più piccoli, per sessioni specifiche».
Altra chicca del Teams che verrà rilasciato ad agosto sono le "Live reactions". Messaggi non verbali come sorrisi e cenni della testa possono essere difficili da notare negli incontri online, rendendo difficile per i presentatori valutare le reazioni del pubblico. «Presto sarete in grado di reagire durante un incontro utilizzando gli emojis che appariranno per tutti» continua Microsoft. «Le Live reactions sono una funzione condivisa con le presentazioni PowerPoint Live, che consente ai membri del pubblico di fornire un feedback immediato al presentatore. In futuro porteremo anche le presentazioni PowerPoint Live agli utenti di Teams, per un ulteriore coinvolgimento».
Altre novità degne di nota sono il Live transcripts, Microsoft Whiteboard e Cortana in Teams. Se Teams mostra già la trascrizione del parlato dal vivo come modo per seguire ciò che viene detto, presto arriverà anche l'attribuzione degli speaker alle didascalie in modo che tutti sappiano chi sta parlando. Le trascrizioni dal vivo, forniscono un altro modo per seguire la discussione, con l'update di ottenere un file della trascrizione che viene automaticamente salvato nella scheda della chat per quella riunione. «Più avanti nel corso dell'anno, aggiungeremo la possibilità di tradurre le didascalie dal vivo in sottotitoli, in modo da poterle seguire in una lingua diversa da quella parlata».
Per ciò che concerne Whiteboard, giungono nuove funzionalità, tra cui tempi di caricamento più rapidi, note adesive, testo e capacità di trascinamento. Queste funzionalità consentono ai membri di Teams che non hanno accesso ad un touchscreen o a un Surface Hub di partecipare alle sessioni di Whiteboard durante le riunioni. Infine Cortana, in arrivo nell'applicazione mobile Teams. Cortana utilizza l'IA e il Microsoft Graph per fornire assistenza vocale e far rimanere in contatto con i colleghi anche quando si hanno le mani occupate, per chiedere all'assistente di fare una telefonata, partecipare a una riunione, inviare messaggi in chat, condividere file e altro ancora.
«Queste esperienze di assistenza vocale vengono fornite utilizzando i servizi aziendali Cortana di livello enterprise che rispettano gli impegni di Microsoft 365 in materia di privacy, sicurezza e conformità. Cortana sarà disponibile nelle prossime settimane nell'applicazione mobile di Teams su iOS e Android per gli utenti Microsoft 365 Enterprise negli Stati Uniti in lingua inglese».