Il lavoro da remoto è diventato normale per molte aziende; molte organizzazioni, comprese quelle del settore finanziario, sono però preoccupate per la preparazione, il comfort e i problemi di conformità del lavoro a lungo termine.
La tecnologia è fondamentale per il lavoro da remoto, ma crea problemi ai team di compliance che devono garantire che i dipendenti rispettino le norme e i regolamenti.
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Massimo Angiulli, Manager, System Engineering Italy di Proofpoint, ha approfondito i temi legati all’integrazione e alla gestione dei lavoratori da remoto, con particolare attenzione ai risvolti tecnici e normativi nei settori più strettamente regolamentati, come per esempio quello dei servizi finanziari.
Nel settore dei servizi finanziari, fortemente regolamentato, la prudenza consiglia di disabilitare o vietare l'utilizzo di alcune tecnologie considerate rischiose o costose da governare.
Le aziende che non si adattano al lavoro a distanza rischiano però di rimanere indietro rispetto alla concorrenza e di non sfruttare i vantaggi della tecnologia.
Una ricerca di Osterman Research ha evidenziato che prima della pandemia solo il 18% dei dipendenti delle società di servizi finanziari lavorava da casa, mentre oggi la percentuale supera l'80%.
Quattro aziende su cinque hanno dichiarato di non essere "molto preparate" alle sfide poste dalla crisi, causate dalle nuove esigenze di sicurezza e IT per il lavoro a distanza. Nonostante le difficoltà, quasi il 30% degli intervistati vuole implementare nuove politiche di lavoro da remoto.
I servizi di collaborazione
Sempre più dipendenti utilizzano piattaforme come Zoom, Microsoft Teams e Slack per la collaborazione, sia in ufficio che da remoto. Questo ha portato a una maggiore adozione di strumenti digitali per l'interazione e la collaborazione tra dipendenti e con i clienti.
Un recente sondaggio McKinsey ha rilevato che l'85% delle aziende ha accelerato l'adozione di tali strumenti.
Tuttavia, questo aumento dell'uso di queste piattaforme ha implicazioni per la responsabilità normativa e i processi di vigilanza, tra cui le funzioni native per l'acquisizione di contenuti, la necessità di supervisionare le chat persistenti e la condivisione di file, l'aumento delle denunce di molestie e la vulnerabilità agli attacchi informatici.
I dipendenti che lavorano da casa spesso utilizzano il proprio computer invece di quello fornito dall'azienda, creando rischi per la sicurezza informatica.
Le aziende dovrebbero richiedere l'utilizzo di hardware e software aziendale dotato di sicurezza e incoraggiare l'adozione di best practice facili da comprendere e seguire per una forza lavoro sempre più distribuita.
Bisogna anche ridurre la "shadow IT" (ossia la tendenza a scaricare e utilizzare software e servizi non forniti o autorizzati dall’azienda) identificando i dipendenti che utilizzano strumenti di comunicazione non autorizzati e fornendo app e strumenti adeguati per svolgere il lavoro in modo efficiente e conforme alle politiche di sicurezza aziendali.
Le aziende devono aggiornare le policy di comunicazione per i dipendenti che lavorano da casa, coinvolgendo IT, compliance e risorse umane per definirle e fornendo programmi di formazione sulla sicurezza e la compliance.
I responsabili della compliance devono assicurarsi che i dipendenti siano particolarmente attenti alle regole relative alle comunicazioni elettroniche e al trading personale.
La formazione e il comportamento dei dipendenti devono essere percepiti come una partnership, fornendo esempi reali per garantire l'adesione alle policy. Inoltre, è importante effettuare analisi periodiche dei rischi per garantire una supervisione e controllo efficace.