La gestione dei contratti ICT e dei dispositivi aziendali rappresenta una delle aree più complesse e critiche per molte organizzazioni. Con l’aumento della digitalizzazione e l’espansione delle infrastrutture tecnologiche, aziende di ogni settore si trovano a fronteggiare sfide come il controllo dei costi, la trasparenza nelle trattative e l’efficacia operativa. Una strategia inefficace in queste aree può tradursi in sprechi significativi di risorse e in una riduzione della competitività.
Le criticità della gestione IT
Tra i problemi più comuni nella gestione IT spiccano:
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Frammentazione dei contratti: Spesso le aziende operano con decine di contratti ICT, gestiti in modo isolato da diversi reparti. Questo porta a mancanza di visione globale, difficoltà nel monitorare scadenze e rinnovi, e un’analisi limitata delle prestazioni dei fornitori.
Costi non ottimizzati: La difficoltà di confrontare le offerte di mercato o di negoziare condizioni favorevoli si traduce spesso in spese superiori al necessario.
Gestione dei dispositivi IT: Monitorare asset come telefoni, laptop e server può risultare complesso. Mancanze nel tracciamento possono portare a perdite fisiche, duplicazione degli acquisti o mancato aggiornamento delle infrastrutture.
Complessità normativa: In settori regolamentati, garantire la conformità dei contratti e dei dispositivi alle normative locali e internazionali rappresenta un ulteriore ostacolo.
Questi problemi non solo aumentano i costi operativi, ma compromettono la capacità dell’azienda di rispondere rapidamente alle esigenze del mercato e dei clienti.
Soluzioni per una gestione IT efficiente
Per affrontare queste sfide, molte aziende stanno adottando soluzioni che combinano automazione, trasparenza e analisi dei dati. Le principali strategie includono:
Centralizzazione delle informazioni:
Una piattaforma unica per gestire contratti e dispositivi consente una visione complessiva e semplifica il controllo. Questo approccio aiuta a evitare scadenze non monitorate e migliora la capacità di negoziare contratti più favorevoli grazie a una migliore comprensione delle esigenze aziendali.
La principale criticità è nella complessità della gestione corretta di tutte le fasi del ciclo di vita dei contratti, che comporta perdite di tempo nelle decisioni strategiche, un elevato impegno nella gestione delle attività e risultati spesso non in linea con la migliore soluzione tecnico-economica disponibile sul mercato - Riccardo Rossi, CEO Babel
Ottimizzazione dei costi tramite benchmark:
Utilizzare strumenti che confrontano le offerte di diversi fornitori permette di identificare opportunità di risparmio e di garantire che i contratti siano sempre competitivi rispetto al mercato.
Automazione dei processi:
Algoritmi avanzati possono essere utilizzati per valutare le offerte, gestire i rinnovi e monitorare le prestazioni dei dispositivi. Questo riduce il carico amministrativo, liberando risorse per attività strategiche.
Monitoraggio in tempo reale:
Dashboard personalizzate che mostrano costi, utilizzo e stato dei dispositivi IT offrono dati immediati per prendere decisioni informate. Questo approccio garantisce anche che le infrastrutture rimangano aggiornate ed efficienti.
Gestione integrata dei dispositivi:
Sistemi di asset management dedicati consentono di tracciare l’intero ciclo di vita dei dispositivi, dall’acquisto allo smaltimento. Ciò riduce le possibilità di duplicazione degli acquisti o di utilizzo inefficiente delle risorse.
Le soluzioni sul mercato: un panorama in evoluzione
Esistono diverse piattaforme e approcci per affrontare queste problematiche. Tra i nomi più diffusi, alcune aziende offrono soluzioni verticali specializzate per il settore ICT, combinando software dedicati e consulenza professionale. Queste piattaforme si distinguono per funzionalità come la creazione automatizzata di bandi di gara, il tracciamento avanzato degli asset aziendali e la reportistica dettagliata.
“In un momento dove è estremamente alta l’attenzione agli investimenti in ambito ICT per mantenere la competitività, vogliamo aiutare le aziende a individuare aree di ‘cost saving’, e a ottimizzare e massimizzare gli investimenti.” - Niccolò Lentini, Direttore Commerciale di Babel
Un esempio di soluzione è Babel Suite, una piattaforma data-driven progettata per semplificare e ottimizzare la gestione di contratti e dispositivi. Come altre tecnologie simili, offre strumenti per il benchmarking economico, la gestione dei rinnovi e l’analisi in tempo reale. Tuttavia, Babel non è l’unica opzione: sul mercato si trovano piattaforme alternative, ciascuna con caratteristiche specifiche che rispondono a esigenze particolari delle aziende.
La scelta della soluzione più adatta dipende da fattori come il settore di appartenenza, il budget disponibile e il livello di complessità richiesto nella gestione ICT.
Implementazione: come partire
Per un’implementazione di successo, le aziende dovrebbero seguire questi passaggi chiave:
Valutazione interna: Analizzare i contratti e gli asset esistenti per identificare criticità e opportunità di miglioramento.
Scelta della piattaforma: Considerare diverse opzioni tecnologiche, testando le funzionalità e valutando il ritorno sull’investimento (ROI) atteso.
Coinvolgimento dei dipartimenti: Assicurarsi che tutte le aree aziendali coinvolte (IT, procurement, controllo di gestione) partecipino attivamente al processo di implementazione.
Formazione e supporto continuo: Fornire al personale gli strumenti e le competenze necessarie per utilizzare al meglio la soluzione scelta.
La gestione efficace dei contratti e dei dispositivi IT rappresenta una leva strategica per ottimizzare i costi e migliorare l’efficienza aziendale. Adottare strumenti e processi avanzati non solo aiuta a risolvere problemi operativi, ma garantisce anche una maggiore competitività in un mercato sempre più dinamico. Indipendentemente dalla soluzione scelta, l’importante è approcciarsi alla questione con una strategia chiara e un focus sull’innovazione e sulla sostenibilità.