La risoluzione di problemi complessi non è un'arte riservata a pochi, ma una scienza accessibile che può essere appresa e applicata con precisione metodologica. Questa consapevolezza ha segnato una svolta nella carriera di un professionista quando, durante gli studi universitari, ebbe l'opportunità di seguire un corso tenuto da un senior partner di McKinsey, dedicato proprio all'approccio sistematico al problem solving. Quel framework, memorizzato e applicato con costanza negli anni successivi, è diventato per lui una bussola fondamentale, permettendogli di navigare con sicurezza attraverso le sfide professionali e personali e trasformando la complessità in opportunità strutturata.
La tentazione di saltare direttamente alle soluzioni è identificata come il primo grande ostacolo nel problem solving efficace. Questo si osserva frequentemente in manager ed esperti di settore, che tendono ad applicare schemi mentali consolidati anche quando le condizioni esterne cambiano. La familiarità con un dominio di conoscenza può così trasformarsi in una trappola cognitiva.
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Il pensiero veloce, sebbene gratificante nell'immediato, rappresenta uno dei principali inciampi sulla strada verso soluzioni realmente efficaci. Un concetto che riecheggia l'intuizione di Einstein, il quale affermava che, avendo un'ora per risolvere un problema, ne avrebbe dedicate 55 minuti a comprenderlo e solo 5 a risolverlo.
La chiave di volta, secondo questa metodologia, è quindi investire maggiore energia nell'analisi e nella definizione del problema prima di qualsiasi tentativo di risoluzione. Questo approccio, sebbene non sempre popolare tra i dirigenti aziendali focalizzati sull'azione rapida, si rivela determinante per il successo a lungo termine.
TOSCA: anatomia di una definizione efficace del problema
Per strutturare correttamente un problema, questo professionista adotta regolarmente il framework TOSCA, un acronimo che racchiude gli elementi necessari per una comprensione completa della sfida:
- Trouble (Problema): Qual è il sintomo o la difficoltà concreta? Applicando questo al caso di un'attività di life coaching con otto coach che non genera profitti sufficienti, il Trouble è chiaramente la bassa redditività.
- Owner (Proprietario): A chi appartiene questo problema? Nell'esempio, l'Owner è identificato come l'amico fondatore dell'attività di coaching. Un principio guida suggerisce: "Se non si riesce a spiegare un problema in modo che un bambino di dieci anni lo capisca, probabilmente non lo si è compreso a fondo".
- Success (Successo): Come e quando si saprà di aver risolto efficacemente il problema? Nel caso studio, il Success viene definito come l'incremento dei profitti del 50% entro due anni.
- Constraints (Vincoli): Quali limiti bisogna considerare? Nell'esempio, i Constraints includono l'impossibilità di assumere nuovi coach o contrarre nuovi debiti.
- Actors (Attori): Chi è coinvolto nella soluzione e quali sono i loro interessi? Nel caso specifico, gli Actors principali sono i coach esistenti e i clienti.
Una volta definito il problema con il framework TOSCA, la metodologia appresa prevede tre approcci principali per trovare soluzioni efficaci. La scelta strategica dell'approccio più adeguato non solo migliora le probabilità di successo, ma può far risparmiare tempo prezioso.
Il percorso guidato dalle ipotesi (Hypothesis-Driven): Prevede la formulazione di una possibile soluzione e la sua scomposizione in ipotesi elementari verificabili. Nell'esempio del coaching, un'ipotesi centrale potrebbe essere: "L'attività dovrebbe espandersi ai servizi di coaching online". Questa viene poi suddivisa in sotto-ipotesi come "Esiste una domanda sufficiente per il coaching online" e "I coach esistenti sarebbero disposti a offrire servizi online".
Il percorso guidato dai problemi (Issue-Driven): Segue una logica simile ma con un campo di soluzioni più ampio. La domanda centrale ("Come possiamo aumentare i profitti del 50% entro due anni senza assumere personale e senza contrarre nuovi debiti?") viene scomposta in questioni più piccole: "Come possiamo aumentare i ricavi?" e "Come possiamo ridurre i costi?". Queste vengono ulteriormente suddivise ("Come far pagare di più per sessione?", "Come ridurre le spese di marketing?").
Il Design Thinking: Quando i due approcci precedenti non sono applicabili, questo metodo utilizza tecniche di empatizzazione, ideazione e prototipazione rapida per generare e testare soluzioni innovative.
L'equilibrio tra creatività e analisi
Una risoluzione efficace, secondo questa metodologia, richiede un bilanciamento tra pensiero creativo e analitico. Considerando la questione "Come possiamo far pagare di più per ogni sessione di coaching?", il pensiero creativo può generare diverse idee (nuove tecniche, workshop, sessioni all'aperto, sessioni online).
L'analisi interviene nella fase successiva di valutazione. Questo professionista utilizza strumenti come tabelle beneficio/costo, assegnando valori numerici ai potenziali benefici e ai costi di implementazione di ciascuna idea per creare una classificazione oggettiva. Per situazioni più complesse, viene sviluppato un modello di valutazione basato su criteri multipli (contributo al profitto, reputazione, velocità di implementazione), offrendo una valutazione più precisa.
Dalla soluzione all'azione: implementare o convincere
La fase finale del processo varia a seconda che la soluzione sia per sé stessi o debba essere presentata ad altri. Nel primo caso, si può passare direttamente all'implementazione, al monitoraggio e all'adattamento.
Nel secondo caso, come nell'esempio dell'amico proprietario dell'attività di coaching, diventa cruciale costruire una narrazione persuasiva. Questa dovrebbe includere la situazione attuale, le opzioni, la soluzione raccomandata con le motivazioni e i passi successivi concreti. Il messaggio centrale, ad esempio, potrebbe essere: "Espandere l'attività con servizi online è l'opzione migliore perché il mercato è in crescita, i clienti sono più a loro agio con le riunioni online post-pandemia, offre maggiore flessibilità ed è un'espansione a basso costo e rischio".
La documentazione del processo è fondamentale, specialmente con clienti esterni. La preferenza di questo professionista va a strumenti collaborativi online come Miro o Mural, pur riconoscendo la diffusa prevalenza di PowerPoint nella consulenza manageriale.
Questo approccio sistematico alla risoluzione dei problemi, come sperimentato e applicato da questo individuo, se utilizzato con costanza, trascende il mero strumento professionale per diventare un vero e proprio modo di pensare. Come ogni abilità, può essere appresa, allenata e perfezionata fino a diventare una seconda natura. La capacità di affrontare sistematicamente le sfide più complesse emerge, quindi, come una delle competenze più preziose da sviluppare nella vita personale e professionale.