L’Italia è un Paese dove il contatto personale è sempre stato molto importante per gli affari. Sebbene gli strumenti per chiudere accordi a distanza siano disponibili da tempo, la parte di relazione faccia a faccia ha sempre giocato un ruolo fondamentale.
Ma le cose sono destinate a cambiare. In questo periodo di restrizioni dovute all’epidemia di coronavirus, i contatti interpersonali sono stati azzerati, mettendo in ginocchio tutte quelle realtà le cui attività commerciali dipendono in massima parte dalla visita di persona alla clientela. A soffrirne non è tuttavia solo la forza vendita di qualsiasi settore, ordine e grado, ma anche organizzazioni per le quali l’incontro de visu con i propri clienti è essenziale, come nel caso degli studi legali. Come dicevamo però, gli strumenti per gestire “a distanza” anche quelle procedure che prima avvenivano solo di persona non mancano.
“Quello della forza vendita e degli studi legali è un esempio importante” – ci dice l’ingegner Piccini, CEO di IPKom. “Molti dei nostri clienti si sono attrezzati per sopperire al contatto personale e stipulare a distanza contratti legalmente validi in pochi minuti e senza complicazioni tecnologiche”.
IPKom è un’azienda toscana da sempre orientata allo sviluppo di soluzioni VOIP e CLOUD innovative, secure by design, che esegue customizzazioni ad hoc ove richiesto. Operatore telefonico dal 2003 e afferente al Mix, è stata una delle prime aziende a intuire le potenzialità del VoIP in Italia e da quasi 20 anni sviluppa software per telefoni IP e centrali telefoniche VoIP.
Oggi propone una soluzione di comunicazione unificata particolarmente versatile ed affidabile che permette alle aziende di essere attive in qualsiasi situazione, all’interno della quale spicca la piattaforma di videoconferenza.
Videoconferenze senza client a portata di click
Il punto di forza di questa piattaforma è che non richiede l’installazione di nessun client e può essere utilizzata da chiunque in un attimo su computer o smartphone: basta avere a disposizione un browser Internet e un microfono o webcam. “Vediamoci”, questo il nome della piattaforma, è un modulo del centralino IP sviluppato da IPKom basato sul progetto Jitsi Meet, ed é gestito da IPKom nel proprio datacenter. L’azienda che vuole organizzare una teleconferenza non deve far altro che premere un pulsante e il sistema fa il resto. Viene creato un link al quale collegarsi per partecipare, condivisibile con gli ulteriori partecipanti, e questo è tutto.
“Le conferenze telefoniche e le videoconferenze” – ci dice Piccini– “risolvono il problema delle limitazioni degli spostamenti imposti per legge, ma anche quello della diffidenza nell’incontrare persone dal vivo instauratasi ancora prima del lockdown e che probabilmente influenzerà ancora per parecchi mesi il modo di fare affari, anche dopo che le misure cautelative verranno sollevate”.
Chiamate e fax certificate dal carrier
Le teleconferenze, come anche le chiamate video, possono essere registrate da chi le organizza, a riprova della veridicità degli accordi presi, ma in caso fosse necessario un maggior livello di certificazione, IPKom ha un servizio apposito.
“Quali carrier telefonici,” – ci conferma Piccini – “oltre a registrare la chiamata, possiamo certificare i numeri coinvolti nella conversazione con validità legale. Le registrazioni possono anche esser conservate nei nostri datacenter, in modo da garantirne l’integrità”.
Le certificazioni necessarie a diventare carrier telefonici, infatti, prevedono tutta una serie di rigorosi controlli e log sulle operazioni che rendono possibile il servizio di certificazione legale ai clienti IPKom che operano sulla loro infrastruttura. Un servizio simile è disponibile anche per i fax, per i quali vengono certificati data, ora di spedizione e contenuto.
L’OFFERTA SOLIDALE di IPKom
In questo periodo “complesso” IPKom mette a disposizione delle aziende italiane la propria piattaforma di videoconferenza Vediamoci e il proprio centralino IP cloud-based CallY gratuitamente per dare alle aziende in difficoltà un supporto concreto. Il sistema di centralino in cloud di IPKom è infatti molto pratico e permette per esempio di “trasportare” le utenze con assoluta flessibilità, tanto che un numero di telefono può essere associato a una postazione di lavoro interna all’azienda, a una postazione remota o a un’altra sede con un semplice clic. Vediamoci e CallY vengono attivati immediatamente, basta farne richiesta.
Magari questa è l’occasione giusta per richiedere anche una prova di Tasky, l’utilissimo sistema di workflow management firmato IPKom, che rende la gestione del telelavoro immediata ed efficiente. Oltre a una chat interna e a un meccanismo di scambio file locale, il sistema permette, per ogni lavoratore, di assegnare dei task con dei livelli di priorità, controllare l’avanzamento dei lavori, inviare e ricevere automaticamente delle notifiche, creare procedure che generano automaticamente (al momento giusto e nell’ordine corretto) altre catene di task. Infine, ogni lavoratore può segnare il momento d’inizio e di fine di ogni attività, in modo da rendere semplice la rendicontazione e il monitoraggio dell’efficienza.
In definitiva, la possibilità di utilizzare gratis fino al termine dell’emergenza la soluzione UC IPKom per riattivare la sezione vendite o i contatti con i clienti in quarantena potrebbe trasformare un momento molto complicato in una occasione per rilanciare tutta l’azienda. Non lasciamocela scappare.