La frode in azienda rappresenta una minaccia costante anche in Italia, dove secondo il Rapporto annuale sulle frodi aziendali 2023 di PwC, il 47% delle imprese ha dichiarato di aver subito almeno un episodio di frode o tentata frode. Una percentuale significativa che riflette un fenomeno sempre più sofisticato e pervasivo, capace di compromettere non solo la salute finanziaria delle aziende, ma anche la loro reputazione e la fiducia di clienti, partner e dipendenti.
Un costo nascosto che pesa sui bilanci
Secondo le stime dell’Association of Certified Fraud Examiners (ACFE), le organizzazioni perdono ogni anno circa il 5% del proprio fatturato a causa di frodi interne, una media che trova riscontro anche nel contesto italiano. In particolare, le PMI – che costituiscono la maggioranza del tessuto produttivo nazionale – sono spesso le più esposte, a causa di controlli meno strutturati e risorse limitate per la prevenzione.
Tra le frodi più frequenti, si registrano la falsificazione dei rimborsi spese, l’alterazione di documenti contabili e le irregolarità nei pagamenti. L’area amministrativa e contabile è tra le più colpite, secondo i principali report internazionali, con una crescente incidenza di fenomeni come corruzione interna e fatturazione fittizia.
Uno dei fronti più sottovalutati ma in crescita è quello delle note spese. Un comportamento apparentemente marginale che però, nel tempo, può generare costi occulti elevati: per ogni euro indebitamente rimborsato, le aziende sostengono in media 3,64 €* di spese legali, amministrative e operative.
Digitalizzazione: il primo scudo contro le frodi
Una delle chiavi per contrastare le frodi in azienda è rappresentata dalla digitalizzazione delle piattaforme di gestione, in particolare per quanto riguarda i processi contabili, amministrativi e di rimborso spese. L’utilizzo di sistemi digitali integrati riduce drasticamente il rischio di errore umano, limita le occasioni di manomissione e consente una tracciabilità completa delle operazioni.
Piattaforme digitali per la gestione delle spese e dei flussi finanziari permettono, ad esempio:
- La registrazione automatica delle ricevute con OCR e archiviazione centralizzata;
- La validazione immediata dei dati (IBAN, importi, date);
- L’analisi incrociata in tempo reale con politiche aziendali di spesa;
- La creazione di alert automatici in presenza di anomalie.
Il risultato? Tempi di analisi ridotti fino al 70%, maggiore precisione nei controlli e una gestione trasparente che rafforza la fiducia interna e la compliance normativa.
L’intelligenza artificiale come acceleratore di efficienza
A supporto della digitalizzazione, l’intelligenza artificiale (IA) svolge un ruolo sempre più strategico. Grazie ad algoritmi di machine learning e tecnologie OCR, l’IA non solo rileva le irregolarità, ma è anche in grado di prevenirle, identificando pattern anomali prima che si trasformino in veri e propri danni economici.
Analizzando milioni di dati in tempo reale, l’IA costruisce modelli predittivi basati sulle abitudini di spesa dei collaboratori e segnala automaticamente ogni deviazione sospetta: importi fuori scala, beneficiari non riconosciuti, orari o luoghi inusuali. Questo consente alle risorse umane e ai reparti finanziari di intervenire rapidamente sui casi ad alto rischio, senza appesantire i processi quotidiani.
Una trasformazione ancora da completare
Nonostante i vantaggi evidenti, in Italia la transizione verso piattaforme digitali avanzate è ancora in corso. Secondo l’Osservatorio Artificial Intelligence del Politecnico di Milano, solo il 27% delle aziende italiane ha integrato soluzioni di IA nei propri processi, e meno del 15% lo ha fatto in ambito contabile o finanziario. Molte PMI restano ancorate a processi manuali o semi-digitalizzati, più vulnerabili alle frodi e meno efficienti nella gestione dei dati.
Investire nella digitalizzazione non è solo una scelta tecnologica, ma una leva strategica per costruire un’organizzazione più resiliente, trasparente e pronta a rispondere alle sfide del mercato.
Verso un futuro senza frodi: il ruolo chiave della tecnologia e della cultura aziendale
Contrastare le frodi aziendali significa oggi adottare un approccio integrato, dove tecnologia e cultura aziendale vanno di pari passo. Digitalizzare i processi e affidarsi a strumenti di analisi intelligenti non solo protegge dai rischi, ma libera tempo e risorse per attività a maggior valore aggiunto. In un contesto economico sempre più competitivo, è questa la vera opportunità da cogliere.
Fondata nel 2015 e con sede a Montagnat (Francia), N2JSOFT è una fintech francese che sviluppa software per digitalizzare le procedure amministrative delle piccolo e medie imprese ed organizzazioni. La sua prima creazione, N2F, è un'applicazione di gestione delle note spese con funzionalità avanzate come la scansione intelligente e il rimborso automatico.
Con oltre 16.000 clienti in 90 paesi, le soluzioni di N2JSOFT raggiungono più di 800.000 dipendenti in tutto il mondo. Dopo aver raccolto 24 milioni di euro nel 2023, l'azienda conta oggi 140 dipendenti e genera un fatturato di 10 milioni di euro.