In occasione di Celosphere 2024, l’evento annuale di Celonis, abbiamo avuto modo di partecipare a una tavola rotonda con il management italiano: Andrea Carboni, Country Leader e Massimiliano Matacena, Director Value Engineering.
Celonis, lo ricordiamo per chi non avesse letto i nostri altri articoli, è un'azienda leader nel settore del Process Mining e della Process Intelligence, fondata nel 2011 con sedi principali a Monaco di Baviera e New York.
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La piattaforma con cui opera Celonis utilizza tecnologie avanzate per fornire alle aziende una rappresentazione digitale dei loro processi end-to-end, consentendo di identificare inefficienze e opportunità di miglioramento.
Questo approccio ha permesso a oltre 1500 aziende e multinazionali di ottimizzare le proprie operazioni, migliorare l'esperienza dei clienti e risparmiare, nel caso dei clienti più grandi, centinaia di milioni di dollari.
La conversazione è iniziata delineando il contesto economico italiano e le specificità del nostro mercato. Andrea Carboni ha subito precisato che spesso si commette l'errore di paragonare l'Italia ad altre nazioni, mentre il nostro tessuto economico è diverso. Da noi, infatti, ci sono poche aziende con fatturati superiori al miliardo di euro, e l’economia è fortemente basata su realtà pubbliche o semipubbliche.
Tuttavia, l'Italia è anche popolata da numerose imprese di medie dimensioni, che sono leader globali nelle rispettive nicchie, spesso concentrate in distretti industriali come quelli del Veneto, dell’Emilia-Romagna e del Piemonte. Questo ci rende un mercato unico, che richiede strategie di “go to market” specifiche e adattabili alle sue peculiarità.
Le dimensioni dei clienti di Celonis
Parlando dei clienti e dei settori serviti, Carboni ha chiarito che l’azienda si rivolge a realtà di dimensioni medio-grandi, operanti in settori quali manifatturiero, utility, servizi pubblici, servizi finanziari, beni di consumo e telco.
L’approccio si fonda sul concetto di creare valore concreto per ogni azienda servita, che si tratti di riduzione dei costi, miglioramento delle operazioni o incremento della qualità dell’esperienza cliente.
Celonis quindi sviluppa strategie basate sui dati per comprendere e rispondere agli obiettivi strategici di ciascun cliente, studiando i piani industriali e le relazioni finanziarie.
Carboni ha poi insistito sull’integrazione tra tecnologia e metodologia: Celonis non sostituisce i sistemi applicativi dei clienti, ma ne massimizza l’uso attraverso strumenti di automazione e intelligenza artificiale.
Questo approccio consente di comprendere meglio i processi in corso, identificare le aree di miglioramento e quantificare i risultati ottenuti. Come esempio di successo, Carboni ha citato Pfizer, dove la soluzione implementata ha generato 328 milioni di dollari di valore tangibile.
Fare carriera con Celonis
Alla domanda su quale sia il primo interlocutore aziendale — se il CEO o figure più operative — Andrea Carboni ha spiegato che, in genere, il coinvolgimento parte da un livello dirigenziale (C-level).
La chiave per un'implementazione di successo, ha sottolineato, risiede nella presenza di una "sponsorship" da parte di un dirigente con potere decisionale. Si tratta di una figura che Carboni ha definito un "change maker", ossia una persona disposta a mettere in discussione i processi e i risultati della propria azienda per favorire il miglioramento.
Questi “change maker” sono figure strategiche, ha spiegato Carboni, che vedono nei processi aziendali una leva fondamentale per il cambiamento.
Si tratta di persone ambiziose e lungimiranti, che comprendono il valore di un approccio data-driven e sanno riconoscere l’importanza di iniziare dai processi per migliorare le performance aziendali.
Molti di questi dirigenti, infatti, hanno intrapreso il percorso di innovazione con Celonis per la capacità di proporre raccomandazioni basate sui dati, un elemento nuovo e spesso assente nelle aziende fino a pochi anni fa.
Infine, il Country Leader Italia ha evidenziato come questi professionisti, grazie a soluzioni concrete e orientate ai risultati, unite a un approccio data-driven acquisito con Celonis, abbiano avuto anche una crescita interna, ottenendo maggiore visibilità e credibilità in azienda.
Celonis e la ricerca
Alla domanda sull’importanza della formazione e della collaborazione con le università italiane, Andrea Carboni ha risposto confermando l’impegno attivo dell’azienda nel campo educativo e il suo coinvolgimento in prima linea nel dialogo con le università, attraverso la collaborazione con rettori e mondo accademico per promuovere e diffondere il concetto di Process Intelligence.
Come accade per tutte le innovazioni, senza un “fermento” proveniente dalle università e dagli studenti, il progresso rischia di bloccarsi, ha tenuto infatti a sottolineare il manager.
Per questo motivo, l’azienda investe nello sviluppo di un ecosistema in cui convergono studenti, clienti, partner e giovani professionisti, molti dei quali provengono da società di consulenza e system integrator, pronti a mettersi in gioco e a sostenere l’innovazione.
Un paradosso interessante che ha evidenziato Carboni sta nel fatto che seppur l’Italia rappresenta uno dei Paesi dove la Process Intelligence abbia raggiunto il mondo aziendale più tardi rispetto ad altri mercati, le università italiane sono state tra le prime a integrarla nei loro corsi e nei congressi internazionali.
Di conseguenza, in Italia, esiste una cultura accademica avanzata su questi temi che supera quella del mondo aziendale: è proprio questo il gap che Celonis vuole colmare creando un circolo virtuoso tra formazione e mercato.
Il legame con le università resterà sempre forte, con collaborazioni costanti che permetteranno sempre più di alimentare l’approccio data-driven, ma la sfida sarà sempre più quella di avvicinare le realtà aziendali alla cultura accademica.
Questa connessione, oltre a valorizzare il talento delle nuove generazioni e l’apporto che potranno portare alla ricerca di nuove evoluzioni e casi studio potrà favorire anche la transizione del concetto di Process Mining dal mondo accademico a quello aziendale.
Process Mining e Process Intelligence
Alla domanda sulla nascita della Process Intelligence, Andrea Carboni ha raccontato che la storia di Celonis ha radici accademiche, essendo nata come uno spin-off universitario.
I tre fondatori dell’azienda, oggi rispettivamente CTO e Co-CEO, sono infatti partiti da un progetto accademico guidato dal loro professore, Wil van der Aalst, che aveva messo in pratica il concetto di Process Mining.
Prima dell’invenzione del Process Mining, ha proseguito Carboni, lo studio dei processi aziendali avveniva tramite interviste e mappature complesse, che però richiedevano mesi di lavoro e producevano risultati spesso già obsoleti al momento della conclusione.
Da questa insoddisfazione è nata l’idea di un approccio più dinamico e automatizzato dei processi, i tre fondatori hanno intuito il potenziale di trasformare questa intuizione accademica in una soluzione concreta per il mercato: dal 2011, anno della fondazione di Celonis, il Process Mining ha quindi iniziato a prendere forma come disciplina pratica e non solo teorica.
Celonis e il rispetto della centralità umana
Rispondendo alla nostra domanda su cosa renda unica Celonis rispetto ai competitor, Massimiliano Matacena ha evidenziato la metodologia come il più grande differenziatore dell'azienda.
Non si tratta solo di tecnologia ma di una combinazione di strumenti e governance che guida le aziende verso decisioni data-driven: Celonis affianca la tecnologia a un modello di governance rigoroso, simile a quello adottato dalle società di consulenza, in cui ogni progetto è legato a specifici obiettivi strategici.
Ciò permette di tenere traccia dei progressi e di giustificare le scelte suggerite, rendendo per i decision maker più semplice accettare il valore dei dati.
Celonis incontra resistenze culturali di fronte a vecchie generazioni di manager che hanno sempre basato le proprie decisioni su fattori puramente personali come esperienza e istinto?
Carboni ha fatto una premessa per risponderci: Celonis non si limita a fornire dati, ma a interpretare questi ultimi in ottica di processo, traducendoli in un “linguaggio universale” che rende più difficile ignorare le evidenze.
La Process Intelligence, infatti, porta a galla inefficienze e opportunità di miglioramento dei processi aziendali, senza badare al sistema o al ruolo delle singole persone coinvolte.
Questo approccio trasparente e oggettivo può dunque effettivamente richiedere un cambio di mentalità per i manager abituati a prendere decisioni in base all’esperienza o all'istinto, ma è di fatto esso stesso un “processo” che si sta evolvendo e adattando a più stili di leadership.
Se in prima battuta questo paradigma data-driven potrebbe far percepire il ruolo dei decision maker come “depotenziato”, Carboni ha sottolineato che in realtà l’intelligenza artificiale e i dati forniscono un’ispirazione utile per analizzare e migliorare i processi, mantenendo comunque un elemento decisionale umano.
Di fronte alle informazioni offerte dall’IA, i leader aziendali devono compiere scelte su dove intervenire, se anticipare o correggere un processo, e con quali modalità.
L’aspetto umano rimane quindi centrale per interpretare le analisi e per adattare le azioni, e ciò richiede competenze specifiche e capacità di agire sui dati in modo consapevole e strategico.
L’IA che pone problemi
Alla domanda se l'intelligenza artificiale di Celonis contribuisca solo a risolvere problemi noti o anche a far emergere di nuovi, Andrea Carboni ha risposto chiarendo l’approccio dell’azienda.
Si parte da problemi che i clienti percepiscono già, poiché è spesso più facile affrontare situazioni note e raggiungere risultati concreti.
Tuttavia, c’è una componente psicologica rilevante nel modo in cui i clienti recepiscono le nuove informazioni: molte persone, ha osservato Carboni, preferiscono conferme piuttosto che affrontare situazioni ignote, il che riflette un naturale timore dell'incertezza.
Nonostante ciò, ha raccontato che per molte aziende, una volta implementata la piattaforma di Celonis, emergono aree di inefficienza e di miglioramento prima inesplorate.
Carboni ha citato alcuni casi di aziende dove la celonizzazione ha fatto scoprire aspetti sorprendenti, il che consente di identificare nuove opportunità di miglioramento, in modi che spesso non avevano inizialmente considerato. Questo processo di scoperta, ha aggiunto Carboni, è uno degli aspetti più stimolanti del lavoro di Celonis.
L’osservabilità dei risultati
Andrea Carboni ha poi proseguito spiegando che Celonis tiene traccia delle decisioni e dei cambiamenti effettuati tramite un Transformation Hub, che non solo registra le azioni intraprese ma ne misura gli effetti.
Questo strumento rappresenta una sorta di “salvadanaio” in cui si accumula il valore generato da ogni intervento, dando una visione concreta dell’impatto delle decisioni nel tempo.
Carboni ha anche sottolineato che la piattaforma consente di simulare i cambiamenti, fornendo una proiezione degli effetti delle azioni prima che vengano implementate.
Massimiliano Matacena ha ampliato il discorso, chiarendo che il Transformation Hub svolge un ruolo centrale nel misurare il valore realizzato, permettendo di verificare l’efficacia di ogni intervento. Tracciare il valore, ha spiegato, è il criterio con cui Celonis e i suoi clienti possono valutare il successo delle decisioni.
Oggi molte aziende presentano queste metriche direttamente ai loro amministratori delegati, in modo che possano vedere i benefici tangibili delle soluzioni Celonis e comprendere come estendere l’uso della piattaforma a progetti successivi, trasformando la tecnologia in un vero e proprio programma di trasformazione.
In questo contesto, Matacena ha ribadito l’importanza di considerare tre elementi fondamentali in ogni azienda — processi, persone e tecnologia — per evitare che i miglioramenti siano ostacolati dalla mancanza di coordinamento tra questi ambiti.
Il miglioramento come ha sottolineato Carboni non è infatti statico: il mondo esterno cambia continuamente e così anche i processi interni, che si adattano in modo non sempre lineare e spesso generano una stratificazione di sistemi complessi e interconnessi. Anche le persone si adattano al cambiamento, portando avanti pratiche diverse e imprevedibili.
Celonis risponde a queste dinamiche attraverso la creazione di un “gemello digitale” dei processi aziendali, una rappresentazione che offre ai clienti visione completa e controllo continuo sulle loro operazioni, mantenendole aggiornate e adattabili.
Un percorso che quindi possa portare le organizzazioni ad avere una fotografia sempre aggiornata della loro situazione e a scoprire il valore nascosto.
Celonis e l’Italia
Alla domanda su come Celonis operi con i clienti italiani, Andrea Carboni ha spiegato che il modello di business dell’azienda si basa sulla collaborazione coi partner.
Pur vendendo la propria tecnologia quasi sempre in modo diretto, Celonis punta sulla combinazione di piattaforma, metodologia e soluzioni, lasciando ai partner un ruolo chiave per la personalizzazione verticale delle soluzioni.
La natura stessa della piattaforma permette ai circa 400 partner dell’azienda di sviluppare soluzioni specifiche per esigenze settoriali o problematiche contingenti, promuovendo un approccio flessibile e creativo che arricchisce l’offerta ai clienti.
Massimiliano Matacena ha poi aggiunto che Celonis ha costruito alcune applicazioni standard per risolvere problematiche comuni nei processi aziendali, basandosi sull’esperienza acquisita.
Ha citato, come esempio, un’applicazione per la gestione dei termini di pagamento che consente alle aziende di ottimizzare la tempistica dei pagamenti, evitando di perdere capitale operativo a causa di pagamenti anticipati rispetto ai termini contrattuali.
Questa soluzione, che riunisce tutte le informazioni necessarie in una dashboard unificata, permette agli operatori di valutare la scelta più vantaggiosa per l’azienda.
Carboni ha inoltre aggiunto che in Celonis l’ecosistema di partner è molto importante per acquisire know-how su settori molto specifici e particolari processi: ci si affida a loro per adattare soluzioni verticali ai bisogni specifici di ogni settore e ottenere un risultato migliore.
Matacena ha poi evidenziato che la capacità di Celonis di adattarsi a un’ampia gamma di sistemi e di processi rappresenta un punto di forza unico rispetto ai competitor.
Con miliardi di record gestiti per i clienti, Celonis è in grado di assorbire grandi quantità di dati da diversi sistemi e di integrare e ottimizzare i processi aziendali, offrendo una metodologia che, secondo il feedback ricevuto in diverse occasioni, risulta ineguagliabile nel mercato.
“Me l’ha detto Celonis”
Abbiamo quindi posto una domanda sull’affidabilità della piattaforma Celonis e sui rischi connessi a eventuali errori nell'analisi dei dati.
Massimiliano Matacena ha risposto rassicurando sull'importanza della validazione dei dati in ogni progetto. E ha aggiunto che, prima di iniziare l’analisi, Celonis e i partner conducono un processo di “double check” dei dati, adattando il sistema alle specificità di ciascuna azienda.
Ogni realtà, infatti, presenta caratteristiche uniche e utilizza i propri sistemi gestionali in modi diversi, motivo per cui questa fase di controllo, che richiede alcuni giorni, è fondamentale per garantire la correttezza dei dati e, di conseguenza, la precisione delle analisi.
Alla nostra battuta sul rischio che i manager possano usare la frase “me l’ha detto Celonis” come scusa per giustificare eventuali insuccessi, Andrea Carboni ha chiarito che la metodologia di Celonis non mira a dettare verità indiscutibili, ma piuttosto a fornire alle persone chiave dell’azienda strumenti per comprendere meglio la situazione, definire priorità e identificare le azioni da intraprendere.
Il sistema, infatti, non vuole “forzare” un cambiamento, bensì presentare una mappa chiara e oggettiva dei processi in corso, che permette ai decision maker di riconoscersi nelle analisi e di valutare consapevolmente gli interventi.
Carboni ha poi sottolineato la distinzione tra “dati di processo” e “conoscenza di processo”, concetto fondamentale per comprendere il valore aggiunto di Celonis. La piattaforma, infatti, non si limita a raccogliere e analizzare dati, ma ha la capacità di comprendere la natura dei processi aziendali, un aspetto che va oltre il semplice utilizzo dell’IA.
Ad esempio, ha spiegato che, se venisse chiesto come sta andando il “tempo di consegna” del dipartimento HR, Celonis riconoscerebbe subito l’inesattezza della domanda, poiché i processi HR non prevedono tempi di consegna.
Questo livello di comprensione consente alla piattaforma di offrire un supporto mirato, che la pone in una posizione avanzata rispetto ai concorrenti.
Un’azienda trasversale
Come si posiziona Celonis rispetto ai grandi fornitori di soluzioni ERP e CRM? Quali sono le opportunità nel settore pubblico?
Andrea Carboni ha subito tenuto a sottolineare che “la concorrenza” non è una preoccupazione. Al contrario, ha dichiarato che sarebbe auspicabile avere più fermento nel campo della Process Intelligence, settore in cui secondo Gartner, IDC, Forrester e molte altre realtà Celonis detiene la leadership di mercato a livello globale.
La diffusione di soluzioni basate su Process Intelligence è infatti ancora in fase di crescita e, in Italia, il mercato si trova in una fase di “evangelizzazione”. La presenza di “change maker” è positiva ma limitata rispetto al potenziale del settore. Per Celonis, dunque, essere confrontati coi concorrenti sarebbe un segnale di crescita e di buona salute del settore.
Massimiliano Matacena ha poi sottolineato un vantaggio strategico della piattaforma Celonis: la sua natura system agnostic e trasversale, che le permette di interfacciarsi con qualsiasi sistema aziendale, indipendentemente dalla piattaforma o dal produttore.
Rispondendo poi alla domanda sull’opportunità di servire la pubblica amministrazione, Carboni ha confermato che il settore pubblico rappresenta un grande obiettivo per Celonis. Ha spiegato che la piattaforma potrebbe offrire trasparenza nei processi e aiutare a migliorare l’efficienza operativa.
Ha anche menzionato che in alcuni paesi, come lo Stato dell’Oklahoma negli Stati Uniti e il sistema sanitario britannico NHS, Celonis è già stata implementata con successo, portando benefici come la riduzione dei tempi di attesa per i pazienti.
In Italia, Celonis ha iniziato a operare nel 2021, e Carboni ha evidenziato che l’ingresso nel settore pubblico richiede tempo e un approccio strategico. L’azienda ha infatti creato una figura dedicata al settore pubblico e sta investendo per ampliare la sua presenza nel mercato pubblico italiano, consapevole dell’importanza di questo ambito che rappresenta circa il 43% del mercato enterprise.
Celonis sta collaborando con diverse regioni italiane e partecipando a eventi di settore per consolidare il proprio impegno e stabilire relazioni con la pubblica amministrazione.
Alla domanda sul potenziale di Celonis per supportare le città italiane, come ad esempio Milano, già dotata di un suo digital twin, Andrea Carboni ha evidenziato come capoluoghi, regioni e fondi pubblici rappresentino settori strategici per la piattaforma. Ha spiegato che, in un mondo ideale, ogni organizzazione pubblica o privata potrebbe beneficiare delle soluzioni Celonis per garantire maggiore trasparenza e ottimizzare l’utilizzo delle risorse.
Tuttavia, ha riconosciuto che il percorso di implementazione è complesso: come avviene anche nel settore privato, alcuni decisori spingono per la trasparenza e il cambiamento, mentre altri rimangono legati ai metodi tradizionali e resistenti all’innovazione.
Carboni ha comunque espresso ottimismo, convinto che le opportunità siano presenti e che ci siano margini di collaborazione anche nel settore pubblico italiano.
I centri di eccellenza di Celonis
Un punto interessante toccato da Massimiliano Matacena è stata la promozione da parte di Celonis della creazione di un “centro di eccellenza” (COE) presso i clienti, un elemento centrale che funge da motore per le iniziative di trasformazione basate sul Process Mining.
I COE sono tipicamente composti da team interfunzionali che iniziano a lavorare su un singolo processo e poi espandono gradualmente l’implementazione su scala aziendale. Questo approccio incrementale è stato adottato da aziende come Siemens, dove il COE oggi conta oltre 60 persone.
Matacena ha sottolineato che il concetto di centro di eccellenza, è ormai parte integrante della metodologia di Celonis e un chiaro punto di differenziazione rispetto ai concorrenti.
Rispondendo poi alla domanda su come Celonis supporti la modernizzazione, Matacena ha confermato che una delle applicazioni principali è proprio la system transformation, ossia l’ottimizzazione dei processi prima di migrazioni tecnologiche complesse.
Celonis può infatti essere utilizzato anche da clienti che operano con sistemi ERP datati, poiché la piattaforma può estrarre e analizzare dati anche da essi, fornendo così una base informativa solida per le migrazioni.
Andrea Carboni ha poi aggiunto che, durante lunghi processi di trasformazione, molte organizzazioni tendono a rimandare le iniziative di miglioramento, ma Celonis può essere integrato rapidamente anche durante le transizioni.
Questo approccio, secondo Carboni, permette di ottenere miglioramenti significativi nel breve periodo, senza attendere che la trasformazione digitale completa si concluda.
Matacena ha poi concluso sottolineando che la metodologia di Celonis punta a miglioramenti graduali e si concentra sulle aree a maggior impatto e realizzabili in tempi ridotti.
È proprio questa la visione che ha contribuito al successo di Celonis nel supportare processi di trasformazione agili e mirati a beneficio delle persone, delle aziende e del pianeta.