Trasferire libertà e responsabilità agli utenti
Stephen Prentice non a caso è, tra gli analisti di Gartner, quello che si concentra maggiormente sulle visioni a medio/lungo termine. Nel discorso di apertura dell’ItXpo 2006, Prentice ha scioccato tutti gli IT manager e CIO (Chief Information Officer) rivelando il nuovo dictat in ambito aziendale e soprattutto Enterprise: dare più potere agli utenti, liberandoli il più possibile dal gioco degli uffici IT. Gartner ritiene infatti che questi ultimi debbano finalmente scaricare parte delle proprie attività agli utenti, responsabilizzandoli e lasciandoli più liberi.
Stephen Prentice
Secondo Prentice “Solo rendendosi conto che un ufficio IT centralizzato è una reliquia del passato, le organizzazioni potranno alleggerire il controllo imposto agli utenti per decadi. Il nostro messaggio è semplice: iniziate da oggi a trasferire alcune responsabilità agli utenti… e lasciate che il loro entusiasmo e la loro comprensione dell’IT siano le chiavi per il vostro successo”.
Gli analisti di Gartner ritengono quindi che il vecchio motto “computer blindato, utente salvaguardato” non sia più valido. Una recente ricerca ha infatti rivelato che il 29% degli impiegati porta in ufficio e usa sulle reti aziendali hardware non di proprietà della società; ci si aspetta che questa percentuale superi il 42% entro il 2008.
Le aziende dovrebbero allo stesso tempo modificare l’approccio con le piccole infrazioni delle regole dei propri impiegati. Secondo l’analista David Mitchell Smith i responsabili IT non devono solo punire e restringere gli accessi ma scoprire i motivi che portano un impiegato a usare, per esempio, Gmail invece della mail aziendale. La reazione più corretta sarebbe quella di chiedere all’utente le motivazioni per cui ritiene che una risorsa esterna sia migliore di una aziendale e sfruttare questi feedback per migliorare le infrastrutture e, perchè no, se necessario lasciare che si continui a usare la risorsa esterna, con le dovute precauzioni.
Lo stesso discorso vale per MSN, Skype e altri strumenti di comunicazione su Internet. Gli utenti oggi ritengono questi strumenti indispensabili e vogliono usarli anche a lavoro. Secondo Steven Prentice i responsabili IT non devono bloccare a priori l’uso di queste applicazioni ma bensì sfruttare l’esperienza dei propri utenti e le potenzialità di questi strumenti “consumer” a vantaggio dell’azienda.
Prentice, che abbiamo avuto il piacere di intervistare, ci ha assicurato che le aziende non corrono il rischio di trovarsi con dipendenti che chattano e perdono tempo da mattina a sera. Con le dovute eccezioni, la maggiore libertà data agli utenti si trasformerà quasi sempre in una maggiore responsabilità e serietà sul lavoro. Prentice ritiene addirittura che agli utenti più esperti debba essere affidata l’intera responsabilità delle attrezzature informatiche a loro affidate: dall’installazione di programmi di sicurezza, all'esecuzione regolare di backup. Fino alla scelta delle applicazioni e del sistema operativo preferito.